ช่วงเวลาที่เหมาะกับการทำงาน

ช่วงเวลาที่เหมาะสมต่อการทำงาน

โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์

www.drsuthichai.com

                การทำงานในองค์กร หน่วยงาน บริษัท ห้างร้าน การทำงานวันหนึ่งๆ ของสัปดาห์ ของวัน ในที่นี้ขอนำเอาวันเวลาในระบบราชการเป็นมาตรฐานคือ ทำงานวันจันทร์-วันศุกร์  ทำงานตั้งแต่ 8.00-16.00 น. หากต้องการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพในการทำงาน เราควรศึกษาช่วงเวลาทำงานว่าช่วงไหนควรทำอะไร ช่วงไหนไม่ควรทำสิ่งใด เคยมีงานวิจัยชิ้นหนึ่งได้ทำการวิจัยการทำงานในช่วงเวลาต่างๆ ของคนทำงาน โดยได้รายละเอียดดังนี้

                1.ช่วงเวลาที่เราควรวางแผนทำงานในวันพรุ่งนี้หรือวันถัดไปมากที่สุด คือช่วงเวลา 15.45-16.00 น. โดยการเขียนรายการที่จะทำในวันพรุ่งนี้หรือวันถัดไป   ออกมาเป็นรายการว่าเราจะทำอะไรบ้าง หากไม่มีการเขียนรายการ ก็จะทำให้เกิดการลืมได้หรือหากไม่มีเวลาจริงๆ หรือรีบกลับบ้าน ก็คงต้องใช้เวลาในตอนกลางคืนสำหรับการวางแผนการทำงานในวันถัดไป

                2.ช่วงเวลาในการประชุมการวางแผนทีมงาน เราควรใช้วันและช่วงเวลา คือ วันพุธของสัปดาห์และเวลา 14.00 น.

หากว่าเราประชุมในวันศุกร์ วันเสาร์-วันอาทิตย์ เป็นวันหยุด เหตุการณ์ต่างๆ เกิดการเปลี่ยนแปลงทำให้อาจต้องมีการประชุมเพื่อปรับแผนใหม่ได้ในวันจันทร์ แต่หากประชุมในวันพุธ ซึ่งวันพฤหัสบดี วันศุกร์ ไม่ได้เป็นวันหยุดเราสามารถนำนโยบายต่างๆ ที่ประชุมไปปฏิบัติได้

                3.ช่วงหรือวันเวลาใดที่ยุ่งที่สุด อีกทั้งรถติดมากที่สุด คือ วันจันทร์ โดยเฉพาะ วันจันทร์แรกของการหยุดยาวเนื่องมาจากมีการปิดวันสำคัญต่างๆ เช่น วันขึ้นปีใหม่ , วันสงกรานต์  เป็นต้น และ ถ้าหากไปตรงกับวันจันทร์แรกของเงินเดือนออกก็ยิ่งทำให้รถติดเนื่องจากคนที่ทำงานกินเงินเดือนจะนำเงินไปซื้อสินค้าตามห้างร้านต่างๆ

                4.ช่วงที่ควรงดเว้นการประชุม หรือ เรียกประชุม คือ ช่วงวันจันทร์ในตอนเช้าและวันศุกร์ในตอนช่วงบ่าย เนื่องจากคนทำงานราชการ บางส่วนมีครอบครัวอยู่ต่างจังหวัด บางส่วนก็จะเตรียมตัวกลับบ้านในช่วงบ่ายวันศุกร์ และกลับมาทำงานต่อในวันจันทร์เช้า

                5.ช่วงเวลาใดที่ไม่ควรโทรศัพท์ไปติดต่อลูกค้าหรือโทรศัพท์เพื่อคุยธุระกับหน่วยงานต่างๆ คือ ช่วงเริ่มงานตอนเช้า ซึ่งหลายๆ คนพึ่งไปถึงหน่วยงาน กล่าวคือ ช่วง 8.00-9.00 น. ฉะนั้นหากหลีกเลี่ยงการโทรศัพท์เพื่อติดตามงานในช่วงเวลานี้ได้จะเป็นการดี

                6.ช่วงเวลาที่สมองสามารถทำงานได้ดีที่สุด ควรทำงานที่สำคัญๆ คือ ช่วงเวลา 10.00-11.00 น. ของแต่ละวันเป็นเวลาที่เราควรใช้ในการทำงานชิ้นสำคัญๆ เนื่องจากช่วงเวลานี้ สมองสามารถทำงานได้ดีเยี่ยม

                7.ช่วงเวลาที่สมองสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพต่ำที่สุด คือ ช่วงเวลา 14.00-15.00 น. เราควรหลีกเลี่ยงในการทำงานชิ้นสำคัญๆ ในช่วงเวลานี้ควรทำงานในชิ้นที่ไม่ค่อยสำคัญ

                                ฉะนั้น หากเราได้รู้ว่าเวลาใดเป็นช่วงเวลาที่เราควรทำงานใด  เราก็สามารถวางแผนบริหารเวลาของเราได้อย่างมีประสิทธิภาพ การวางแผนเป็นสิ่งที่สำคัญในการบริหารเวลา ท่านอดีตประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกา ท่านประธานาธิบดีลินคอลน์ได้กล่าวไว้ว่า “ หากข้าพเจ้ามีเวลา 10 ชั่วโมงในการตัดต้นไม้ ข้าพเจ้าจะใช้เวลา 7 ชั่วโมงในการลับคมขวาน ”  เช่นกัน มีงานวิจัยชิ้นสำคัญเคยกล่าวไว้ว่า หากเราใช้เวลาวางแผนเพียง 8-15 นาทีต่อวัน จะทำให้เราประหยัดเวลาในการทำงานถึงวันละ 1 ชั่วโมงเลยทีเดียว

                                สำหรับเรื่องของการบริหารเวลา การวางแผนเวลา หรือ การอบรมเพื่อพัฒนาตนเอง ในหลักสูตรต่างๆ งานวิจัยยังกล่าวอีกว่า หากท่านต้องการเปลี่ยนนิสัยใหม่  ท่านควรทำพฤติกรรมใหม่ซ้ำๆ ทุกๆวัน ติดต่อกันเป็นเวลาอย่างน้อย 21 วัน แล้ววันที่ 22 ท่านจะเห็นความเปลี่ยนแปลง กล่าวคือท่านจะได้นิสัยใหม่ ท่านจะได้พฤติกรรมใหม่ แต่ขอย้ำนะครับ ต้องทำอย่างต่อเนื่อง ติดต่อกัน ทุกๆวันอย่างน้อย 21 วัน แต่คนโดยส่วนใหญ่มักจะไม่เปลี่ยนแปลงนิสัย เนื่องจากเดี๋ยวทำ เดี๋ยวหยุด นึกจะทำก็ทำ นึกจะไม่ทำก็ไม่ทำ กล่าวคือความไม่มีวินัยในตนเองนั้นเอง 

บริหารเวลา บริหารชีวิต

บริหารเวลา บริหารชีวิต

โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์

www.drsuthichai.com

                ในการฝึกอบรมและการสัมมนา บ่อยครั้ง กระผมเคยตั้งคำถามและเคยถูกถามว่า “ เวลา ” คืออะไร

กระผมมักจะได้รับคำตอบที่แตกต่างกันก็คือ

-                    เวลาคือ สิ่งที่ทุกคนมีเท่ากัน 24 ชั่วโมงหรือ 1 วัน

-                    เวลาคือ สิ่งที่ผ่านไป แล้วไม่ย้อนกลับ

-                    เวลาคือ  สิ่งที่มีค่า

-                    เวลาคือ อดีต ปัจจุบัน อนาคต

-                    เวลาคือ ทรัพยากรที่มีค่ามากที่สุด

-                    เวลาคือ สิ่งที่เปรียบเสมือนเพชรอันล้ำค่า  และอื่นๆ

ซึ่งความคิดเห็นเกี่ยวกับเรื่องของคำว่า “ เวลา ” ไม่มีใครถูกและไม่มีใครผิดทั้งนี้แล้วแต่ความคิด ประสบการณ์

ความรู้ ทัศนคติของแต่ละบุคคล แต่ความจริงเกี่ยวกับเวลาก็คือ เวลาเป็นของกลางๆ เราไม่สามารถควบคุมได้ มันเคลื่อนผ่านไป ในชีวิตของเราจึงทำให้เกิดวัยเด็ก วัยทำงาน วัยชรา หรือ ทำให้เรารับรู้ถึง อดีต ปัจจุบัน อนาคต

                ดังนั้นการใช้เวลาจึงมีความสัมพันธ์และความสำคัญต่อการใช้ชีวิตเป็นอย่างมาก อาจกล่าวได้ว่าใครที่รู้จักคุณค่าของเวลาจึงรู้จักคุณค่าของการใช้ชีวิต เช่นกัน หากใครสามารถบริหารเวลาได้ดี ผู้นั้นก็จะบริหารชีวิตได้ดีด้วย

                สำหรับคนๆหนึ่งเรามักใช้เวลาแต่ละวันไปกับสิ่งต่างๆ ซึ่งอาจแบ่งเป็น เรื่องของ 1.ครอบครัว 2.สังคม  3.หน้าที่การทำงานหรือการเรียน  4.สุขภาพ  5.การผักผ่อน

                1.คนเราเกิดมาแล้วย่อมต้องมีครอบครัว มีพ่อ มีแม่ มีปู่ย่าตายาย มีลูก มีภรรยา มีสามี มีพี่ มีน้อง  มีหลาน ฯลฯ

การแบ่งเวลาหรือการใช้เวลาไปกับครอบครัวจึงเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นยิ่ง หากเราประสบความสำเร็จในหน้าที่การงาน สังคม แต่ครอบครัวไม่มีความสุข ไม่เข้าใจกัน มีการสื่อสารกันน้อยมาก แตกแยก ล้มเหลว ก็คงไม่ดีแน่

                2.สังคม คนเราจำเป็นต้องอยู่กันเป็นสังคม ต้องมีการติดต่อสื่อสารให้ความช่วยเหลือ ขอความช่วยเหลือกัน ไม่ว่าจะอยู่ในสถานะใด อยู่ในสถานที่ใด เราจะต้องสัมผัส พบผู้คน พูดคุยผู้คน เจรจาผู้คน ติดต่อกันทำธุระกัน หากท่านไม่ต้องการอยู่ในสังคม ท่านลองไปอยู่ในป่า ในถ้ำผู้เดียว ท่านจะมีความรู้สึกที่อึดอัด การเป็นอยู่ก็จะลำบาก เหงา  ดังนั้นการแบ่งเวลาให้แก่สังคม จึงเป็นสิ่งจำเป็น เช่นไปงานเลี้ยง ไปงานประชุม ไปทำกิจกรรมร่วมกับเพื่อนฝูง ไปรู้จักคนใหม่ๆ

                3.หน้าที่การทำงานหรือการเรียน เป็นสิ่งที่คนเราต้องมี คนเราทุกคนต้องทำงานหรือต้องเรียน หากไม่ย่อมทำงานหรือเรียน ชีวิตก็จะไม่เกิดประโยชน์ ชีวิตก็จะไม่มีวันพัฒนา เป็นคนไร้ค่า อีกทั้งยังต้องเป็นภาระแก่คนรอบข้างอีกด้วย การแบ่งเวลาให้กับการทำงานหรือการเรียน เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้

                4.สุขภาพ การดำเนินชีวิตของคนคนหนึ่ง หากประสบความสำเร็จทุกอย่าง แต่สภาพร่างกาย จิตใจ อ่อนแอ เจ็บป่วย ไม่สบาย สิ่งต่างๆ ที่หามาได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง เงินทอง เกียรติยศ ชื่อเสียง สิ่งของต่างๆ จะมีความหมายอะไร หากเราป่วย ฉะนั้น ตอนที่ร่างกายแข็งแรง เราจำเป็นจะต้องแบ่งเวลาให้กับเรื่องของสุขภาพ เช่น การแบ่งเวลาให้กับการออกกำลังกาย เป็นประจำ สม่ำเสมอ

                5.การพักผ่อน เป็นสิ่งที่มีความจำเป็นต่อร่างกาย จิตใจ   การพักผ่อนที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งก็คือ การนอนหลับ ควรหลับอย่างน้อย 6-8 ชั่วโมง สำหรับช่วงเวลานอนของแต่ละคนอาจมีความไม่เท่ากัน คงแล้วแต่ นิสัย ลักษณะการทำงาน ความพร้อมของร่างกาย ของแต่ละคน

                ทั้งนี้ยังไม่รวมเวลาที่เราเสียไปมากแต่เป็นสิ่งที่จำเป็น เช่น เวลากินอาหาร เวลาเดินทาง ซึ่ง 2 สิ่งนี้ เป็นสิ่งที่มีความจำเป็นในชีวิต  สำหรับการแบ่งเวลาที่เราใช้ไปในสิ่งต่างๆข้างต้น เราจำเป็นจะต้องมีการบริหารชีวิตให้เกิดความสมดุลของแต่ละบุคคล ซึ่งแต่ละคนอาจแบ่งเวลาไม่เหมือนกัน ทั้งนี้คงขึ้นอยู่กับหน้าที่การทำงานหรือการเรียน ขึ้นอยู่กับลักษณะของสภาพร่างกาย จิตใจ ขึ้นอยู่กับสังคม ครอบครัว ของแต่ละบุคคล ฉะนั้นจึงอาจกล่าวได้ว่า คนที่บริหารเวลาในชีวิตได้ดี ก็คือคนที่สามารถสร้างความสมดุลในการดำเนินชีวิตนั้นเอง

พลังแห่งเวลา

พลังแห่งเวลา

โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์

www.drsuthichai.com

                ถ้าหากไปถามถึงเรื่องของการใช้เวลาหรือการบริหารเวลา พวกเราส่วนใหญ่มักมีปัญหาเกี่ยวกับการใช้เวลาหรือการบริหารเวลาต่างๆ มากมาย หลายๆท่านมักให้คำตอบ เช่น  ไม่มีเวลาไปออกกำลังกาย , ตื่นสาย  , มีงานแทรกเข้ามาระหว่างการทำงานเลยต้องหยุดการทำงานเพื่อทำงานที่แทรกเข้ามาก่อน , มีสิ่งที่ต้องทำมากแต่มีเวลาไม่พอ ฯลฯ

                สำหรับปัญหาของการบริหารเวลาอาจสรุปได้ดังนี้  ขาดเป้าหมายที่ชัดเจน , ขาดการวางแผนที่ดี , ขาดการจัดลำดับความสำคัญของงาน , ขาดวินัยในการทำตามแผนที่วางไว้ , ขาดเครื่องมือที่ใช้ในการวางแผน ฯลฯ

                แต่บุคคลที่ประสบความสำเร็จ ส่วนใหญ่มักใช้เวลาทุกวินาทีอย่างคุ้มค่า อีกทั้งสร้างผลงานขึ้นมาอย่างมากมาย  เช่น

-                    โธมัส อัลวา เอดิสัน นักประดิษฐ์เอกของโลก เขาทำงานหนักมาก นอนหลับวันละ 4-6 ชั่วโมง เขาจึงเป็น

นักวิทยาศาสตร์ นักค้นคว้า นักคิดที่ยิ่งใหญ่  สำหรับผลงานการประดิษฐ์ของเขามีมากมายเช่น เครื่องบันทึกการนับคะแนน , เครื่องบันทึกเสียง , หลอดไฟฟ้า , เครื่องถ่ายภาพ , เครื่องบันทึกภาพเคลื่อนไหว , สร้างโรงถ่ายภาพยนตร์แห่งแรกของโลก , เครื่องแบตเตอรี่ เป็นต้น  ครั้งหนึ่งเมื่อครั้งที่เขามีชีวิตอยู่มีคนเคยถามว่า “ อัจฉริยะ คือ ” เขาตอบกลับไปว่า “ อัจฉริยะในความคิดเห็นของผม ประกอบด้วยพรสวรรค์เพียง 1 % อีก 99 % มาจากความพยายาม  

-                    ประธานาธิบดี เบนจามิน แฟรงคลิน ชาวอเมริการู้จักเขาหลายบทบาท เขาเป็นนักการเมือง เป็น

นักวิทยาศาสตร์ เป็นนักธุรกิจ เป็นแกนนำในการก่อตั้งประเทศอเมริกา เป็นนักการทูต เป็นนักประดิษฐ์ เป็นนักปราชญ์ ฯลฯ เขามีผลงานมากมาย เช่น เป็นผู้ก่อตั้งห้องสมุดแห่งแรกของอเมริกา , คิดค้นสายล่อฟ้า , นำระบบแลกเปลี่ยนโดยธนบัตรมาใช้ในอเมริกา เป็นต้น  เบนจามิน แฟรงคลิน เคยพูดให้แง่คิดเกี่ยวกับการใช้เวลาว่า “ ถ้าคุณรักชีวิตของคุณ คุณก็ไม่ควรปล่อยเวลาให้ผ่านเลยไปอย่างสูญค่า”

-                    หลวงวิจิตรวาทการ เดิมชื่อ “ กิมเหลียง ” เป็นบุคคลสำคัญของไทยผู้หนึ่งที่มีความเก่งหลายด้าน เช่น เป็นนัก

คิด  นักเขียน  นักการเมือง นักการทูต นักประวัติศาสตร์  นักบริหาร ฯลฯ  โดยมีผลงานต่างๆ มากมาย เช่น มีผลงานการเขียนหนังสือและแต่งเพลงจำนวนมาก , ขยายการเปิดสาขาหอสมุด งานพิพิธภัณฑ์และโบราณคดี  , สอนหนังสือในมหาวิทยาลัยต่างๆ เป็นต้น  หลวงวิจิตรวาทการถือว่าเป็นบุคคลหนึ่งที่ชอบทำงาน จนประพันธ์บทกลอนเกี่ยวกับการทำงานดังนี้

ฉันรักงานรักจริงยิ่งชีวิต     ถูกหรือผิดอยากจะทำให้ถ้วนทั่ว

                                                ถ้าทำผิดก็เป็นครูอยู่กับตัว    ดีหรือชั่วขอให้ฉันได้ทำงาน

จากตัวอย่างของบุคคลสำคัญต่างๆในระดับโลกและระดับประเทศ ท่านจะเห็นได้ว่าบุคคลเหล่านี้มีผลงานมากมาย อีกทั้งยังได้รับตำแหน่งต่างๆ มากมาย บุคคลเหล่านี้ไม่ได้มีเวลามากไปกว่าพวกเรา แต่ทุกๆคนในโลกนี้มีเวลาเท่ากันคือ 24 ชั่วโมง หรือ 1 วัน แต่การใช้เวลาต่างหากที่ทำให้เกิดสิ่งที่แตกต่างกัน จึงอาจกล่าวได้ว่า ความสำเร็จของบุคคลสำคัญของโลกของประเทศ ปัจจัยหนึ่งเกิดจาการบริหารเวลานั้นเอง

เมื่อท่านสามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ท่านจะได้ประโยชน์มากมาย เช่น

1.ท่านจะมีเวลามากขึ้น

2.สุขภาพร่างกายและจิตใจท่านจะดีขึ้น

3.มีผลงานมากขึ้นทั้งทางด้านคุณภาพและปริมาณ

4.การตัดสินใจต่างๆของท่านจะดีขึ้น

5.ชีวิตท่านจะมีความสุขมากขึ้น

6.การดำเนินชีวิตและการทำงานของท่านก็จะเรียบง่ายขึ้น

ฉะนั้น หากท่านเป็นคนหนึ่งที่ต้องการประสบความสำเร็จในชีวิตและการทำงาน การบริหาร

เวลาจึงเป็นเรื่องหนึ่งที่ควรศึกษา เรื่องรู้  ปรับปรุง พัฒนา และลงมือทำ